Acro | Fifty-Fit

Bestuurstaken

Taken van de bestuursfuncties

Secretaris

Een secretaris, penvoerder of abactis is de functie van de persoon (man of vrouw) die de verslaglegging doet van een organisatie, zoals van een vereniging of een stichting. Vaak doet een secretaris echter meer, hij of zij bereidt bijvoorbeeld de vergaderingen voor en houdt de opvolging van de acties in de gaten. Binnen SFK is deze taak verschoven naar de voorzitter. Het woord secretaris betekent geheimhouder. Abactis is de Latijnse benaming van secretaris en wordt wel eens gebruikt binnen studentenverenigingen. De secretaris zit tijdens (formele) vergaderingen rechts van de voorzitter.

 

Binnen verenigingen
De secretaris binnen een vereniging heeft als taak het maken van notulen tijdens een vergadering. Het schrijven van brieven en uitnodigingen is een van de taken. Tegenwoordig is de secretaris ook vaak contactpersoon voor ingekomen e-mailberichten voor de vereniging en het bestuur, en verzorgt hij of zij daarnaast de uitgaande e-mails.

Verder doet de secretaris de administratie met betrekking tot de leden. Hij of zij zorgt ervoor dat de vereniging wettelijk in orde blijft door de wetgeving op te volgen. In kleinere verenigingen wordt de functie wel eens gecombineerd met die van scriptor.

 

Notuleren
Notuleren omvat meer dan het kunnen luisteren en opschrijven van wat gezegd is: de notulist moet objectief en neutraal datgene selecteren wat belangrijk is uit wat gezegd is. Vooral wanneer een discussie in volle gang is en meerdere mensen snel na elkaar spreken, is het belangrijk dat de notulist snel kan beslissen wat wel en niet relevant is.

Om goed te kunnen notuleren is het tevens belangrijk dat de voorzitter van de vergadering de discussie gestructureerd houdt en belangrijke conclusies herhaalt. Letterlijke citaten opnemen in de notulen is doorgaans niet wenselijk, omdat de lezer de precieze context niet (meer) kent. Beter is het om enkel de strekking van datgene wat gezegd is op te nemen.

 

Wanneer het eerste concept voor de notulen gereed is, is het gebruikelijk dat de voorzitter van de vergadering de notulen inhoudelijk controleert op ontbrekende of foutieve dingen. Soms is het nodig dat de notulen gecensureerd worden voordat ze gepubliceerd worden naar niet-aanwezigen, bijvoorbeeld omdat er persoonlijke dingen zijn besproken. In zulke gevallen doet de voorzitter dit wederom. Na controle door de voorzitter worden de conceptnotulen gekeurd tijdens de volgende vergadering, en met eventuele wijzigingen goedgekeurd en vastgelegd.

De notulen worden zo spoedig mogelijk na de vergadering verzonden en gaan ook naar de trainers. Dit is passend bij onze visie op een open en transparante organisatie.

 

Samengevat

  • Verslaglegging van de organisatie
  • Schrijven van brieven en uitnodigingen
  • Contactpersoon ingekomen e-mailberichten
  • Verzorging uitgaande e-mail
  • Wettelijk in orde houden van de vereniging door de wetgeving op te volgen. (o.a. KVK).
  • Voorbereiden vergaderingen en versturen van de agenda (2 dagen voor de vergadering).
  • Bijhouden van de jaarplanning,
    • Vakantierooster
    • Trainingsrooster (ook in vakanties)
    • Wedstrijdrooster
    • Evenementen
    • Kalender voor ouders
  • Contact jeugdbestuur
  • Plaatsing website

 

Penningmeester

Een penningmeester vervult de functie van de persoon die de financiën van een vereniging, stichting of commissie beheert. De penningmeester vormt samen met de voorzitter en de secretaris de vaste kern van het dagelijks bestuur van een organisatie.

De verantwoordelijkheden van een penningmeester omvatten doorgaans:

  • Het beheren van de rekening en de kas van de organisatie
  • De begroting voorafgaand aan een bepaalde periode opmaken
  • Financiële verslagen aan het eind van een bepaalde periode (bijvoorbeeld in de vorm van een jaarverslag of jaarrekening) presenteren
  • Transacties (ontvangsten en uitgaven) beheren en uitvoeren

 

Samengevat

  • Beheer financiën
  • Beheren van de rekening en de kas
  • Begroten
  • Financiële verslaglegging einde jaar (dit wordt samen gedaan tijdens de laatste bestuursvergadering voor de ALV)
  • Transacties beheren en uitvoeren
  • Invoeren inschrijfformulieren voor incasso
  • Inschrijfformulieren doorsturen naar ledenadministratie

 

Ledenadministratie/digimembers

Momenteel nog ondergebracht bij de penningmeester.

 

Algemeen lid

Aanvragen en beheren zaalhuren. De betaling wordt gedaan door de penningmeester.